Protocolo para RR. HH.: cómo verificar títulos universitarios (plantilla)

SOP listo para publicar. Define qué comprobar, en qué orden, qué evidencia guardar y cómo documentarlo para auditoría. La parte técnica de CSV y firma PDF se enlaza a sus guías para evitar canibalización.

Objetivo, alcance y responsabilidades

Objetivo. Confirmar la oficialidad del título y la autenticidad/integridad de los documentos aportados.
Alcance. Procesos de selección, becas, prácticas, promociones internas y equivalencias internas.
Roles.

• Solicitante (recruiter/gestor): solicita y recibe documentación.
• Verificador (RR. HH./Backoffice): ejecuta comprobaciones y registra evidencias.
• Responsable (manager/compliance): decide cierres y escalados.

Consentimiento y base legal (modelo breve)

Cláusula recomendada (copiar/pegar y adaptar):
“El/la candidato/a autoriza a [Nombre de la empresa] a verificar la documentación académica aportada (consulta del RUCT, cotejo por CSV y comprobación de firmas electrónicas), exclusivamente para finalidades de selección y cumplimiento. Esta verificación se documentará con evidencias mínimas (capturas/archivos con fecha/URL). El tratamiento se ajustará a la normativa de protección de datos aplicable.”

Campos a registrar: fecha, medio de obtención del consentimiento, operador.

SOP de verificación (paso a paso)

Paso 1 — Oficialidad: RUCT

1. Accede a la aplicación oficial del RUCT y busca por Títulos (o por código RUCT si lo tienes).
2. Comprueba en la ficha: denominación exacta, universidad/centro (propio/adscrito), estado (vigente / en extinción), referencia RD/BOE.
3. Evidencia: guarda captura o PDF/HTML con fecha/hora y URL visibles.

Enlace externo oficial: RUCT (aplicación de consulta): https://www.educacion.gob.es/ruct/home

Contexto de calidad (Andalucía): ACCUA – Verificación de títulos oficiales: https://ws262.juntadeandalucia.es/accua/?id=verificacion

Paso 2 — Autenticidad documental: CSV (si el documento lo trae)

1. Localiza el Código Seguro de Verificación (CSV) y la URL indicada.
2. Valida en la sede del emisor o en el verificador común si el propio documento lo señala.
3. Evidencia: resultado de verificación (pantalla/descarga) con fecha/hora y URL.

Paso 3 — Integridad/firma: PDF firmado (si aplica)

1. Verifica la firma con VALIDe (@firma) o revisa en Adobe Acrobat (cadena de confianza, OCSP/CRL, LTV).
2. Evidencia: informe VALIDe o capturas de Propiedades de firma.

Enlace externo oficial: VALIDe – Validador de firma (@firma): https://valide.redsara.es/valide/validarFirma/ejecutar.html

Paso 4 — Cierre y archivo

• Completa el registro (campos mínimos abajo).
• Marca resultado (Apto / No apto / Revisión).
• Archiva evidencias según política de conservación (minimización y control de accesos).

Criterios de aceptación y banderas rojas

Aceptar si (todo OK):

• Título oficial en RUCT (nombre exacto, estado y RD/BOE coherentes).
• Documento cotejado por CSV (si procede) o firma válida (si procede).
• Evidencias guardadas (RUCT + CSV/firma) con fecha/URL.

Banderas rojas (escalar a Compliance):

• No figura en RUCT → posible título propio.
• Denominación no coincide / centro no corresponde.
• Estado “en extinción” incompatible con fechas del título.
• CSV no resuelve / firma inválida o LTV indeterminada sin alternativa.

Plantillas listas para usar

1) Checklist de verificación (RR. HH.)

• Candidato/a y puesto
• Universidad (nombre oficial) · Centro (si aplica)
• Título (denominación exacta)
• RUCT: estado (vigente/en extinción) + RD/BOE
• CSV: código + URL + resultado (si procede)
• Firma PDF: resultado (LTV/OCSP/CRL) (si procede)
• Fecha/hora de verificación · Operador
• Conclusión: Apto / No apto / Revisión · Observaciones

2) Registro de evidencias (tabla)

3) Plantillas de comunicación

Correo al candidato — solicitud de aclaración
Asunto: Solicitud de aclaración – Verificación de título
Hola, [Nombre].
En la revisión de tu documentación detectamos [motivo: denominación/RUCT/firma/CSV].
Por favor, envíanos [certificado/SET/otra evidencia] antes del [fecha].
Gracias,
[Empresa] · [Contacto]

Correo a universidad/centro — verificación directa (si procede)
Asunto: Solicitud de verificación de título – [Nombre candidato]
Estimados,
Solicitamos confirmar la autenticidad/oficialidad del título “[denominación]” de [Nombre], emitido por [Universidad/Centro], con fecha [dd/mm/aaaa]. Adjuntamos documentación.
Atentamente,
[Empresa] · [Contacto]

Protección de datos y conservación

• Minimización: guarda solo las evidencias necesarias (RUCT, resultado CSV/firma, informe).
• Custodia: define plazo de conservación (p. ej., X años) y revisiones periódicas.
• Accesos: limita a RR. HH./Compliance; registra accesos en expedientes sensibles.

Casos especiales

• Títulos propios vs. oficiales: si no aparece en RUCT, presume propio; valida con la universidad y descarta si el puesto exige oficialidad.
• Centros adscritos/campus múltiples: verifica en Centros dentro del RUCT que la adscripción sea correcta.
• Documento sin CSV ni firma: solicita certificado directo a la universidad y cruza con RUCT/BOE.

FAQs del protocolo

¿Qué evidencia es suficiente para auditoría?
RUCT (ficha con fecha/URL) + resultado de CSV o informe de firma cuando aplique, todo con registro de operador y fecha.

¿Qué hago si RUCT no devuelve resultados?
Busca por Universidad/Centro, prueba variaciones del nombre o usa código RUCT; si persiste, pide certificado a la universidad.

¿Cuándo escalar a Asesoría/Compliance?
Ante inconsistencias (denominación, estado, firma/CSV) o falta de evidencia complementaria en plazo.

Conclusión

Con este protocolo tu equipo verifica credenciales de forma consistente, deja trazabilidad suficiente para auditoría y reduce riesgos: RUCT para oficialidad, CSV/firma para autenticidad, y evidencias bien archivadas. Si algo no cuadra, escalar; si todo cuadra, cerrar con confianza.