Compulsa y cotejo de documentos académicos: qué son y cuándo sirven

Objetivo: salir con un plan claro para presentar copias aceptadas a la primera —sin vueltas, sin rechazos.

1) Diferencias clave: compulsa, cotejo, copia auténtica y legalización

• Cotejo: una oficina autorizada compara tu copia con el original y certifica que son idénticos. Sello/leyenda, fecha y firma en la copia.
• Compulsa: en la práctica, se usa como sinónimo de cotejo en administración y universidades. Resultado: copia compulsada.
• Copia auténtica (papel o electrónica): la emite la administración o notaría con sello electrónico, CSV o firma cualificada. Tiene más fuerza probatoria que una compulsa hecha por tercera ventanilla.
• Legalización/Apostilla: no certifica el contenido, homologa firmas para que el documento sea válido en otro país. Se solicita si el trámite es internacional.

Tip práctico: si te exigen “original o copia auténtica”, una compulsa simple no basta: pide copia auténtica en la administración competente o notaría.

2) ¿Cuándo sirven (y cuándo no) en trámites académicos y laborales?

Se piden en matrículas, becas, convalidaciones, homologaciones internas, bolsas de trabajo, oposiciones y equivalencias.

Cuándo sí:

• Las bases admiten copia compulsada o cotejada.
• El destino es otra administración o una universidad que así lo regula.

Cuándo no:

• Las bases exigen “original o copia auténtica”.
• Documento extranjero sin legalización/apostilla.
• El documento ya trae CSV y te piden presentarlo en PDF original con cotejo online.

Mi enfoque: leo bases/convocatoria. Si aparecen “CSV”, “verificación en sede” o “Carpeta Ciudadana”, priorizo vía digital (rápida y trazable). Si no, voy a compulsa donde sea viable y cercano.

3) Alternativas digitales: verificación online y documentos con CSV

Hoy muchos títulos/certificados llevan CSV (Código Seguro de Verificación). Eso permite validar el documento online y, en muchos casos, evitar la compulsa física.

Atajo oficial para títulos universitarios
Cuando el trámite lo permita, en lugar de compulsar, puedes autorizar la verificación de tus títulos oficiales desde la sede del Ministerio de Universidades:
👉 Consulta y autorización de verificación de títulos: https://universidades.sede.gob.es/pagina/index/directorio/consulta_titulos?utm_source
Con ese servicio generas un código de autorización para que la entidad compruebe tu titulación en línea.

Cotejo general de CSV (cualquier sede pública)
Si tu PDF trae CSV de otra sede, comparte el PDF original y la persona receptora puede comprobarlo aquí:
👉 Comprobación por CSV (Punto de Acceso General): https://sede.administracion.gob.es/pagSedeFront/servicios/consultaCSV.htm?utm_source=

Ventajas del CSV/verificación

• Evitas compulsa física.
• Validación en segundos.
• El PDF original es la “copia auténtica” (sin pérdidas de calidad).

Qué necesitas

• PDF original descargado de la sede (no pantallazo).
• En algunos casos, identidad electrónica (Cl@ve, certificado) para la descarga.

Cómo lo presento

• Si el portal admite PDF con CSV, subo el original.
• Si piden papel, imprimo el PDF e indico “Documento verificable por CSV en la sede correspondiente”, añadiendo la ruta.

4) Dónde hacer la compulsa/cotejo: universidad, administración, correos y notaría

Universidad

• Ideal para documentos académicos propios. Piden cita y original + copia.
• Pros: rapidez y conocimiento del documento.
• Contras: suele limitarse a documentos del propio centro.

Administración/Ayuntamiento/Registro

• Muchas oficinas cotejan para trámites públicos.
• Pros: capilaridad y resguardo si se registra.
• Contras: no todas lo hacen; a veces solo si va dirigido a otra administración.

Correos (ORVE/Registro en origen)

• Útil cuando envías documentación a una administración pública; digitalizan y registran.
• Pros: horarios amplios y justificante.
• Contras: no aplica a destinos privados.

Notaría

• Emite copias autorizadas con alta fuerza probatoria.
• Pros: máxima aceptación (privados/internacional).
• Contras: coste superior.

5) Paso a paso según el canal (requisitos, plazos, costes orientativos)

Checklist universal

• ✔️ Original del documento
• ✔️ Copia legible (lleva 2 por si acaso)
• ✔️ Identificación (DNI/NIE/pasaporte)
• ✔️ Cita si aplica
• ✔️ Medio de pago (tasas)

Universidad

1. Pide cita en Secretaría/Títulos.
2. Presenta original + copia.
3. Devuelven copia compulsada en el acto o en horas.
4. Coste: desde gratis hasta tasa simbólica según centro.

Administración/Ayuntamiento/Registro

1. Confirma que esa oficina compulsa y si el destino es administración.
2. Presenta original + copia.
3. Sello/leyenda y resguardo si se registra.
4. Coste: a menudo 0 € cuando es para otra administración.

Correos (ORVE)

1. Verifica que tu destino es una administración.
2. Llevas original + copia; digitalizan y remiten.
3. Te entregan justificante de registro.
4. Coste: tarifa de servicio (varía por oficina).

Notaría

1. Solicita presupuesto de copias autorizadas.
2. Enseñas el original; emiten copia autorizada (papel o electrónica).
3. Entrega inmediata o breve.
4. Coste: depende de folios/arancel (superior al resto).

6) Validez, conservación y cómo presentar copias en procesos selectivos

Validez

• La compulsa no “caduca” por sí misma, pero las bases pueden exigir antigüedad máxima (ej.: emitida en los últimos X meses).
• Los PDF con CSV valen mientras la sede mantenga el registro; revisa si exigen descarga reciente.

Conservación

• Guarda copias en carpeta física y digital.
• Escanea a PDF 300 ppp, sello completo y legible.
• Nombra con fecha y trámite (“Compulsa_Título_2026-01-23.pdf”).

En procesos selectivos

• Si aceptan telemático: PDF con CSV o escaneo nítido de compulsa.
• Si es presencial: lleva copias extra.
• Ojo a la fase: muchas veces la compulsa la piden al final (propuesta/adjudicación).

7) Costes, tiempos y validez: comparativa rápida

Mini-flujo de decisión

1. ¿Tu documento tiene CSV o puedes bajarlo de sede? → Usa CSV (p. ej., títulos: https://universidades.sede.gob.es/pagina/index/directorio/consulta_titulos?utm_source=).
2. ¿El destino es administración pública? → Registro/Administración/Correos.
3. ¿Es un privado o piden copia auténtica? → Notaría.
4. ¿Es del propio centro? → Servicio de alumnos.

8) Errores frecuentes y cómo evitarlos

• Llevar solo escaneo del original: para compulsa exigen ver el original.
• Sello cortado/ilegible en el escaneo: repite a 300 ppp y revisa fecha/órgano.
• Imprimir pantallazos del PDF con CSV: adjunta el PDF original o imprime con nota de verificación.
• No leer las bases: si piden “copia auténtica”, la compulsa simple no sirve.
• Perder el justificante de registro: foto/scan al salir.

9) Preguntas frecuentes

¿Compulsa y cotejo son lo mismo?
En la práctica, sí: resultado = copia cotejada/compulsada fiel al original.

¿Puedo usar fotos del móvil?
Mejor no. Para telemático exigen PDF legible; una foto puede rechazarse.

¿Qué pasa si el documento tiene CSV?
Prioriza el PDF original y su verificación (si es de sede estatal, puedes cotejarlo por CSV aquí: https://sede.administracion.gob.es/pagSedeFront/servicios/consultaCSV.htm?utm_source=).

¿La compulsa caduca?
No por definición, pero un proceso puede limitar antigüedad.

¿Sirve una compulsa hecha en otro ayuntamiento?
Para administraciones, suele valer; para privados, a veces piden notaría.

Conclusión

Mi resumen operativo: primero intenta evitar el papel con CSV/verificación (para títulos, usa la sede de Universidades: https://universidades.sede.gob.es/pagina/index/directorio/consulta_titulos?utm_source=). Si no aplica, elige el canal de compulsa adecuado al destino: universidad/administración/correos para lo público; notaría para privados o cuando piden copia auténtica. Lleva el checklist y conserva todo en PDF nítido.